企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】社内便に同封する送付書の作成について

仕事柄、本社以外の事業所の営業担当者に対して契約書原本等を送付することがままあるのだが、その場合の送付書の作成について簡単に触れてみたい。 社内便を利用する場合、送付内容について説明する送付書を自分で作成した上、これを社内便用の封筒に同封して発送するというのが一般的だと思う。私の場合、送付する前にまず本人宛に、①これから社内便にて書類を発送する旨、②その書類の内容、②営業担当者に行ってほしい事などを電子メールで連絡する。そして、その送信済みの電子メールを印刷し、右下に自分の印鑑(検収印等)を押印した上、社内便の送付書としても利用している。こうすれば、改めて送付書を作成する手間が省けるし、相手方もどのような書類が到着するか事前に心構えを持つことができる。そして、社内便の到着時に相手方が送付書を確認すれば、電子メールで事前連絡済みの内容であるとただちに認識することができるという、いわば双方にとって手間が省けるというメリットがあるのだ。 さすがに社外に発送する書類の場合には、きちんと自社名の送付書を作成しなければならないだろうが、社内向けにはこれで十分だと思う。興味を持たれた方は一度試してみてはいかがだろうか。 「人気ブログランキング」参加中です!1クリックお願いします! にほんブログ村 サラリーマン日記ブログ 戦うサラリーマンへ
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