企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】紙文書をPDFデータで保管することのメリットとは/紙文書より確実に優れている点

1.PDFデータの有効活用 私は、原則として紙文書を入手した場合、原則としてまずスキャナでPDF形式のデータで保管するようにしている。職場にスキャナ機能を搭載したコピー機があるため、頻繁に使用している。私が紙文書をPDFデータで保有する理由は、以下のとおりである。
①紙文書と違って場所をとらない。 ②破れたり、劣化するおそれがない。 ③タイトルをわかりやすい表記にすれば、検索も容易である。 ④(OCRソフトを利用すれば)内容自体も検索対象とすることができる。 ⑤紙文書のバックアップともなり、紙文書を安心して多少乱暴に取り扱うことができる。 ⑥電子メールに添付して送信するなど他者に内容を提供することが容易である。
PDFデータならば、編集・加工・セキュリティ等の有効な機能を備えているため、安心して使用することができる。もはやPDF自体が普遍的なビジネスツールとして認識されている現在、ビジネスパーソンならばこちらについて知識を深めることも必要だと思う。
PDF超活用バイブル (日経BPパソコンベストムック)
PDF超活用バイブル (日経BPパソコンベストムック)日経PC21

日経BP社 2009-03-17
売り上げランキング : 7820

おすすめ平均 star
star情報も技術も刻々と進化するのでしょうけど…

Amazonで詳しく見る
by G-Tools
PDF実践活用マスター―実用度100%仕事に効くPDF活用術が満載 (INFOREST MOOK)
PDF実践活用マスター―実用度100%仕事に効くPDF活用術が満載 (INFOREST MOOK)
インフォレスト 2009-12
売り上げランキング : 194178


Amazonで詳しく見る
by G-Tools
2.自宅でもスキャナ&PDFを有効活用しています 私は職場だけではなく、自宅でもスキャナ&PDFを活用している。すなわち、基本的に電子データ化して保存するメリットがあると考えた場合は、片っ端からスキャナで取り込み、PDFに変換した上でOneNoteに貼り付けて保管しているのだ。例えば、家電製品の保証書や説明書から、保険証券、給与明細書、新聞や雑誌の切り抜き記事に至るまでPDF化して保管している。つまり自分に必要と思える情報をデジタル情報に置き換えた上で自分のパソコンに保管しているのだ。こうすれば、情報を自分のパソコン一箇所に集約することができ、検索性も増すことになる。もっとも、一番怖いのがデータのクラッシュなので、外付けハードディスクで定期的にバックアップはとるようにしているのだが…。 現在のスキャナも一昔前に比べると省スペース化されている一方、豊富な機能を搭載している。読者の皆さんもこれらのツールを有効活用して、身の回りの情報整理に役立てることをお勧めしたい。
Canon CanoScan LiDE 200 2924B001
Canon CanoScan LiDE 200 2924B001
おすすめ平均
stars必要にして十分
starsやっぱり あると便利♪
starsかなり良い
stars勉強用に
stars取り込み専用に

Amazonで詳しく見る
by G-Tools
いきなりPDF COMPLETE 7
いきなりPDF COMPLETE 7
ソースネクスト 2009-10-06
売り上げランキング : 2136

おすすめ平均 star
starPDFファイルの編集と作成
starPDF編集ならこのソフト
starあえて買う必要なし

Amazonで詳しく見る
by G-Tools
「人気ブログランキング」参加中です!1クリックお願いします! にほんブログ村 サラリーマン日記ブログ 戦うサラリーマンへ
にほんブログ村