【仕事術】紙文書をＰＤＦデータで保管することのメリットとは／紙文書より確実に優れている点

１．ＰＤＦデータの有効活用 私は、原則として紙文書を入手した場合、原則としてまずスキャナでＰＤＦ形式のデータで保管するようにしている。職場にスキャナ機能を搭載したコピー機があるため、頻繁に使用している。私が紙文書をＰＤＦデータで保有する理由は、以下のとおりである。

①紙文書と違って場所をとらない。 ②破れたり、劣化するおそれがない。 ③タイトルをわかりやすい表記にすれば、検索も容易である。 ④（ＯＣＲソフトを利用すれば）内容自体も検索対象とすることができる。 ⑤紙文書のバックアップともなり、紙文書を安心して多少乱暴に取り扱うことができる。 ⑥電子メールに添付して送信するなど他者に内容を提供することが容易である。

ＰＤＦデータならば、編集・加工・セキュリティ等の有効な機能を備えているため、安心して使用することができる。もはやＰＤＦ自体が普遍的なビジネスツールとして認識されている現在、ビジネスパーソンならばこちらについて知識を深めることも必要だと思う。

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２．自宅でもスキャナ＆ＰＤＦを有効活用しています 私は職場だけではなく、自宅でもスキャナ＆ＰＤＦを活用している。すなわち、基本的に電子データ化して保存するメリットがあると考えた場合は、片っ端からスキャナで取り込み、ＰＤＦに変換した上でOneNoteに貼り付けて保管しているのだ。例えば、家電製品の保証書や説明書から、保険証券、給与明細書、新聞や雑誌の切り抜き記事に至るまでＰＤＦ化して保管している。つまり自分に必要と思える情報をデジタル情報に置き換えた上で自分のパソコンに保管しているのだ。こうすれば、情報を自分のパソコン一箇所に集約することができ、検索性も増すことになる。もっとも、一番怖いのがデータのクラッシュなので、外付けハードディスクで定期的にバックアップはとるようにしているのだが…。現在のスキャナも一昔前に比べると省スペース化されている一方、豊富な機能を搭載している。読者の皆さんもこれらのツールを有効活用して、身の回りの情報整理に役立てることをお勧めしたい。

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