【情報整理】社内クライアントとの打ち合わせ内容をノートに記録する／「打ち合わせノート」を作成する３つのメリット

１．社内クライアントとの打ち合わせ 企業法務担当者にとって、社内クライアントとの打ち合わせとは、契約審査や法律相談を行うにあたり避けて通れないプロセスである。そして、後日の参照用途に備えて、打ち合わせ記録をキチンと保存しておくことは非常に大事である。さて、先日の記事において、プリントミスした裏紙などをメモ用紙として使用することについては、簡単に触れたかと思う。ただ、非常にお恥ずかしい話だが、私は字は汚い方で（妻にもよく言われる）、おせじにも読みやすいとはいえないため、数日が経過した後にそのメモを見直してみても、一体何を書いているのかサッパリわからないという困ったケースもたびたびあった。「これでは記録の意味がないなあ…」と反省した私は、打ち合わせが終わって自席にもどってから、（殴り書き状態ともいえる）メモをＡ４サイズの「打ち合わせノート」に以下の項目に従ってキチンと転記するようにしている。 ①打ち合わせ日時と場所 ②出席者 ③私の発言内容 ④依頼者の発言内容 ⑤当事者関係図 ⑥決定内容（＝打ち合わせ後に私と依頼者がとるべきアクション）これは、特段珍しいものでもなく、読者の中には、すでに似たようなことを実行なさっている方も多いだろう。 ２．「打ち合わせノート」のメリットとは このように依頼者や案件の種類に関わりなく、全ての打ち合わせ記録を一冊のノートに集約することについて、私は以下のメリットがあると考える。

①メモからノートに転記する作業を通じて、事実を改めて頭の中で整理することができ、状況をより理解することができる。 ②打ち合わせに関する記録媒体を分散することなく、一つに固定化することによって、他の記録を探す手間を省くことができる。 ③時折、打ち合わせノートを振り返ることによって、打ち合わせ時における反省点、改善点を発見できる。

３．記録することの大切さ 先日の記事において、iPodアプリ「Daily Deeds」を取り上げたように、目下、私が凝っていることは「記録のとり方」である。アナログ的記録とはまさしく「書くこと」だが、ノート術はその代表格である。以前にも私が実践しているノート術として「読書ノート」・「メタノート」をご紹介したが、今後もノート術についていろいろ研究していきたい。