企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【IT】Snipping Toolを使って生産性を向上させる/図解の活用はコミュニケーションコストの低減につながる

私は、社内クライアントから相談を受けた場合で、メールで回答するときには、テキストだけではなく、図解も活用している。その場合に役立つのがWindowsに標準機能として搭載されているキャプチャソフトのSnipping Tool。

https://support.microsoft.com/ja-jp/help/4027213/windows-10-open-snipping-tool-and-take-a-screenshot

例えば、社内クライアントから「自社の秘密保持契約書はイントラネットのどこからダウンロードできるのか?」という問い合わせを受けた場合、そのページのアドレスを貼り付けたメールを送信している。ただし、場合によっては、そのページの画面(キャプチャ)をメール本文に貼り付けることもある。この場合、Snipping Toolを使って領域を切り取って貼り付ければ、説明を受けた方はより具体的にイメージすることができるというメリットがあるからだ。さらに、Snipping Toolには、画像にマーカーやペンで印をつけたり、テキストや矢印を追加する機能もあり、より詳細な説明を加えることが可能。こうすれば、相手も直感的に理解することができる。これは、過去に記事に取り上げたように、図解を活用するのと根本的に同じ。 kigyouhoumu.hatenadiary.com

このSnipping Toolは、シンプルながら使い勝手がよく、モニタに表示されるものならば、なんでも画像として保存することができる。例えば、はてなブログの記事編集を表示させてみよう。 

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 私は、Snipping ToolをWindowsのショートカットに登録しており、すぐに使えるようにしている。是非を使いこなすことをお勧めしたい。f:id:Sabosan8022:20200707061200p:plain