私は、社内クライアントから相談を受けた場合で、メールで回答するときには、テキストだけではなく、図解も活用している。その場合に役立つのがWindowsに標準機能として搭載されているキャプチャソフトのSnipping Tool。
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/4027213/windows-10-open-snipping-tool-and-take-a-screenshot
例えば、社内クライアントから「自社の秘密保持契約書はイントラネットのどこからダウンロードできるのか？」という問い合わせを受けた場合、そのページのアドレスを貼り付けたメールを送信している。ただし、場合によっては、そのページの画面（キャプチャ）をメール本文に貼り付けることもある。この場合、Snipping Toolを使って領域を切り取って貼り付ければ、説明を受けた方はより具体的にイメージすることができるというメリットがあるからだ。さらに、Snipping Toolには、画像にマーカーやペンで印をつけたり、テキストや矢印を追加する機能もあり、より詳細な説明を加えることが可能。こうすれば、相手も直感的に理解することができる。これは、過去に記事に取り上げたように、図解を活用するのと根本的に同じ。 kigyouhoumu.hatenadiary.com
このSnipping Toolは、シンプルながら使い勝手がよく、モニタに表示されるものならば、なんでも画像として保存することができる。例えば、はてなブログの記事編集を表示させてみよう。
私は、Snipping ToolをWindowsのショートカットに登録しており、すぐに使えるようにしている。是非を使いこなすことをお勧めしたい。
