企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【IT】Microsoft Sharepointを利用してチームサイトを構築・運用する/部門内での効率的な情報共有により生産性が向上!?

自社ではクラウドサービスのMicrosoft 365(旧名:Office365)を利用している。こちらのサービスには、Exchange Online(メールや予定共有)やWordやPowerPointなどのOffice系のアプリが含まれており、このサービスを利用している人も多いだろう。
 
昨年の12月頃、仕事帰りに立ち寄った本屋でMicrosoft 365に関する解説本を見つけたので、たまたま衝動買したことがあった。 

本書では、Microsoft 365のサービスに含まれているSharepoint Onlineについても触れている。このSharepointを利用すればチームサイトを構築することができるという。「チームサイトって何?」と最初は疑問に思ったが、これは、部門独自のホームページ(イントラネット)のようなものらしい。

 
具体的には、部門のニーズに応じて、チームサイト内に
 
・カレンダーやイベントリスト
・天気、時刻
・リンク集
・ライブラリ(契約書・文書などのテンプレート)
・お知らせや掲示板(Yammerの表示を含む)
・案件管理・進捗管理などのリスト表
・Twitter、YouTube
 
などのコンテンツを設置することが可能。いわば、チームサイトは、メンバーが頻繁にアクセスする部門専用のポータルサイトで、ファイルサーバーだけでは難しい部門内のコミュニケーションやデータベースの機能を飛躍的に向上させることができる。ひいては、組織全体の生産性を向上させることが可能。
 
そこで、他部門にチームサイトの実施状況について、それとなく質問してみると、「チームサイト?何それ?」「知らないなあ」というそっけない反応・・・。どうやら自社内でチームサイトを利用している部門は多くなさそうだ。せっかくMicrosoft に多額の利用料金を支払っているはずなのにもったいない。そう考えた私は、年末年始休みに個人でMicrosoft 365のトライアルサービスを申し込んで、Sharepointの練習を十分に重ねた上、自部門内でチームサイトを構築・運用してみた。 
Sharepoint Onlineは、他のMicrosoft のアプリと雰囲気が違うため、慣れるまで少し時間がかかる。しかし、ブログパーツのように、デフォルトのコンテンツが数多く用意されており、チームサイト設計の際には、そこから必要なものをチョイスし、カスタムするだけ。昨年秋からMicrosoft 365の新サービスとして登場したListsと組み合わせるとさらに効果は絶大。というわけで、自部門でチームサイトの運用をスタートしてみたところ、「なかなか便利」と部内の評判も上々。
なお、自部門でチームサイトを利用している様子を見た隣りの部門からも「何それ?便利そうだね。今度ランチをおごるからウチの部門用にも作ってくれない?」と頼み込まれてしまった。まあ、ささやかながらチームサイトの運用が社内におけるイノベーションとなって、その部門の生産性が向上するならば、悪くないと思う。

f:id:Sabosan8022:20210206220516p:plain

いずれにせよ、チームサイトをさらに充実させるべく、YouTubeの動画や市販本を参照して、Sharepoint について勉強しているところ。しかし、ここまでくると、企業法務担当者としての範疇を超えており、どうみてもシステム担当者なのだけれど・・・。ただし、私が本屋で衝動買いした本から得たアイデアが自社内部において次々と形となっていく姿はなかなか面白いものがある。まあ、これもGVIEの一環ということで、できる限りのことはするつもり。 

kigyouhoumu.hatenadiary.com

というわけで、自社でMicrosoft 365を使用している人はSharepoint を利用してチームサイトを構築・運用してみてはどうだろう?コンテンツを充実させて、うまく活用すれば、仕事の生産性がアップするかもしれない。

なお、Sharepoint について具体的に勉強したい人には、以下の書籍がお勧め。少し古いが、各コンテンツの機能がある程度体系的に解説されており、非常に参考になった。 

ひと目でわかる SharePoint Server 2016

ひと目でわかる SharePoint Server 2016