現在に至るまで、Outlookは何度もバージョンアップしているが、細かい仕様変更はあったが、根本的な機能はそれほど大きく変わっていない。つまり、それだけこのアプリの完成度は昔から高かったとも言える。特に私が昔から重宝しているのは、Outlookのタスク管理機能で、以下の特徴がある。
- 自分が抱えているタスクを全て可視化できる。
- カテゴリや優先順位に応じて、ビューをカスタムできる。
- アラーム機能を使用すれば、期限到来時にスマホのプッシュ通知のように画面上にタスクを表示できる。
- Gmailのラベル機能のように、一つのタスクに複数のカテゴリ（仕事分類・メンバー名など）を設定できる。
Outlook2016使い方講座 第5章「タスク機能」【動学.tv】
自社ではMicrosoft 365のサービスを導入しており、全社員はOutlookを使用しているが、周囲を見渡してみても、せいぜいメールや予定表として活用している人が大半を占めている。どうやら私のようにOutlookのタスク管理機能も合わせて活用している人はあまり見当たらない。Outlookのタスク管理は、GTDと相性はすこぶる良いので、うまく使いこなせば、生産性は大幅に向上するのに・・・。
以前からこの現状を非常にもったいなく感じている私は、機会があれば他部門の人に、Outlookのタスク管理機能をPRしている。それに対する反応としては、「Outlookにこんな機能があるなんて知らなかった」「初めて知りました！」「確かに便利そうなので、使ってみます」というのが大半。
まあ、本来ならば、こういったことは、システム部門の担当者が社内広報するべきだが、そうではないため、私なりのGiveとして、「布教活動」にいそしんでいる今日この頃。
いずれにせよ、社員各自がＩＴツールをフル活用することは、自社の生産性向上につながるのは間違いない。まあ、企業法務担当者としての職務からは完全に逸脱しているけど、私なりに良かれと思うことをやっていくつもりだ。
(無料動画解説付き)できるOutlookパーフェクトブック 困った! &便利ワザ大全 2019/2016/2013&Microsoft 365対応 (できるシリーズ)
- 作者:三沢友治,できるシリーズ編集部
- 発売日: 2020/07/28
- メディア: 単行本（ソフトカバー）
