企業法務担当者のビジネスキャリア術

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【IT】Sharepointを利用した部門用チームサイトのモデル案/効率的な情報共有で組織の生産性を向上させる

以前に紹介したMicrosoft365のSharepointを利用したチームサイトについて、周囲から様々な反響があったので、あらためて追記しておこう。

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一番反響があったのが、チームサイトのコンテンツの一つである「案件管理」。これは同じMicrosoft365の新サービス Listsと連動したもので、メンバー同士のタスクの進捗状況を管理するツールとして非常に使える。


A first look at Microsoft Lists

 

そこで、読者が少しでもイメージしやすいように、Microsoft365のトライアルサービスで個人的にチームサイト案を作成したので、その画面を引用しながら、コメントしたい。

 

質問1「案件管理の画面は自由にカスタムできるか?」
回答1「できる。例えば、様々な性質(テキスト・期限・カテゴリなど)の項目を自由に設置できる。また、エクセルの条件付書式のようにキーワードや日時に応じて、色分けすることも可能」

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質問2「案件の進行状況を詳しく記入したいが、備考などを記入できるプロパティはあるのか。」
回答2「ある。クリックすれば、右端がスライドして詳細情報を入力できる画面が表示されるので、そこから入力可能。また、タスクについてコメントを記入することもできる。」

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質問3「担当者から同僚・上司に対して案件の中間/完了報告はできるか。」
回答3「できる。Microsoft365のサービスに含まれるPower Automate(旧Flow)と連動して、アイテムを引用して、関係者にリンク付きのコメントを送ることが可能。従って、マネジャーは、案件把握のためにチームサイトを常時開いておく必要はない」

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このように、Sharepointの案件管理を使いこなせば、法務に限らず、営業・開発・知財・広報・経理・人事など様々な部門の仕事について、記録・検索・管理することができる。この案件管理の最大の特徴は一つの案件(タスク)について、関係者がコミュニケーションできることで、これはエクセルでは難しい。 なお、以前にOutlookのタスク管理について触れたが、Sharepointとの住み分けは可能。 

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具体的には、 

①Sharepoint(案件管理)は、チームの共有するべきタスクを可視化して、管理する。
②Outlook(タスク)は自分のタスクを可視化して、管理する。

という違いがある。従って、マネジャーが部下にタスクを指示した場合、当事者同士でタスクの状況や期限を共有するときは、①を使用する。一方、自分のルーティン業務(メンバー間で共有するほどでもないタスク)を管理するならば、②で十分。このように、タスクの性質が「自分で完結する/しない」に応じて、両者を使い分ければよい。

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あと、Sharepointのリスト機能については、以下のサイトと書籍が参考になったので、参考までに紹介しておきたい。 

echigoya-blog.net