企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【IT】Sharepointを利用した部門用チームサイトのモデル案/効率的な情報共有で組織の生産性を向上させる

以前に紹介したMicrosoft365のSharepointを利用したチームサイトについて、周囲から様々な反響があったので、あらためて追記しておこう。

kigyouhoumu.hatenadiary.com

一番反響があったのが、チームサイトのコンテンツの一つである「案件管理」。これは同じMicrosoft365の新サービス Listsと連動したもので、メンバー同士のタスクの進捗状況を管理するツールとして非常に使える。


A first look at Microsoft Lists

 

そこで、読者が少しでもイメージしやすいように、Microsoft365のトライアルサービスで個人的にチームサイト案を作成したので、その画面を引用しながら、コメントしたい。

 

質問1「案件管理の画面は自由にカスタムできるか?」
回答1「できる。例えば、様々な性質(テキスト・期限・カテゴリなど)の項目を自由に設置できる。また、エクセルの条件付書式のようにキーワードや日時に応じて、色分けすることも可能」

f:id:Sabosan8022:20210221210703p:plain

 

f:id:Sabosan8022:20210221210707p:plain

 

質問2「案件の進行状況を詳しく記入したいが、備考などを記入できるプロパティはあるのか。」
回答2「ある。クリックすれば、右端がスライドして詳細情報を入力できる画面が表示されるので、そこから入力可能。また、タスクについてコメントを記入することもできる。」

f:id:Sabosan8022:20210221210711p:plain

 

質問3「担当者から同僚・上司に対して案件の中間/完了報告はできるか。」
回答3「できる。Microsoft365のサービスに含まれるPower Automate(旧Flow)と連動して、アイテムを引用して、関係者にリンク付きのコメントを送ることが可能。従って、マネジャーは、案件把握のためにチームサイトを常時開いておく必要はない」

f:id:Sabosan8022:20210221210716p:plain

 

このように、Sharepointの案件管理を使いこなせば、法務に限らず、営業・開発・知財・広報・経理・人事など様々な部門の仕事について、記録・検索・管理することができる。この案件管理の最大の特徴は一つの案件(タスク)について、関係者がコミュニケーションできることで、これはエクセルでは難しい。 なお、以前にOutlookのタスク管理について触れたが、Sharepointとの住み分けは可能。 

kigyouhoumu.hatenadiary.com

 

具体的には、 

①Sharepoint(案件管理)は、チームの共有するべきタスクを可視化して、管理する。
②Outlook(タスク)は自分のタスクを可視化して、管理する。

という違いがある。従って、マネジャーが部下にタスクを指示した場合、当事者同士でタスクの状況や期限を共有するときは、①を使用する。一方、自分のルーティン業務(メンバー間で共有するほどでもないタスク)を管理するならば、②で十分。このように、タスクの性質が「自分で完結する/しない」に応じて、両者を使い分ければよい。

f:id:Sabosan8022:20210227164225p:plain

あと、Sharepointのリスト機能については、以下のサイトと書籍が参考になったので、参考までに紹介しておきたい。 

echigoya-blog.net