企業法務担当者のビジネスキャリア術

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【IT】Outlookメールの使い方が仕事のパフォーマンスに直結する!?/自分好みにカスタマイズするべし

以前にも触れたことがあったが、自社では Microsoft 365のサービスを利用している関係で、メールソフトはOutlookを使用している。私の場合、この前身ともいえるOutlook Express(知っている人いる?)時代から使用しているので、使い方にはおおむね熟知している方。そのためか、同僚からOutlookの使い方について質問を受けることがあり、その都度アドバイスしている。 

今回は、私がOutlookのメールを使用するにあたり、日々実践しているテクニックを紹介したい。
 
①一行表示にカスタマイズ

最新のOutlookのメールは、コンパクト表示(タイトルと本文の一部が表示される)がデフォルトになっているが、一画面に表示される情報量が不足するため、あまり好きではない。そこで、私はレイアウトをOutlook Expressのように一行表示にカスタマイズしている。具体的には、レイアウト表示について、左から右に向けて、①フォルダウインドウ(受信トレイ、送信済みトレイ、アーカイブなど)、②メール項目ウインドウ(送受信日時・送信者・受信者・タイトル・フラグ・ラベル)、③プレビューウインドウ(メール本文)の3つを表示させる。そうすれば、②で読みたいメールを選択し、③でマウスのホイールを動かせば、メールを開くことなく本文内容を確認できる。

 

②ショートカットの活用
Outlookはマウスの使用だけでは時間を要するため、以下のようなショートカットを活用している。それだけでもスピードが全然違ってくる。
  • 送信者に対する返信メールを作成する ➝ Ctrl + R
  • CCを含む送信者に対する返信メールを作成する ➝  Ctrl + Shifr + R
  • 読んだメールを既読にする ➝ Ctrl + Q
  • いったん既読になったメールを未読に戻す ➝ Ctrl + U

 

③処理済みのメールは受信トレイからアーカイブに移動する

これはGTDの基本ルールでもあるが、タスクが完了したメールは、受信トレイ(INBOX)からただちに移動させるべき。私は一度読んだメールについて、タスクが完全に完了するまでフラグやラベルをつけて、受信トレイにしばらく放置しておくが、それが完了次第、案件毎のサブトレイ(アーカイブ)に移動している。つまり、タスクが全て完了すれば、もともとの受信トレイは空になるというわけ。

 

④メール本文内にパソコン画面のスクリーンショットを挿入する

メール設定をHTML形式にした場合、メール本文にテキストだけではなく、PCのディスプレイに表示されるあらゆる画像をメール本文に挿入できる。例えば、WEBサイト画面やWORDで作成した契約条項などを画像データとして、メール本文内に表示できる(挿入➝スクリーンショット➝画面の領域)。この機能を活用すると、メールの表現力が格段にアップするので、非常にお勧め。

 

ビジネスパーソンが最も使用頻度が多いアプリの一つはメールソフトだろうし、世の中にはWindowsユーザーが多い関係上、Outlookを使用している人も多いはず。従って、Outlookの使い方がビジネスパーソンのパフォーマンスを左右するといっても過言ではない。

 

ちなみに、Outlookはタスク管理機能も備えているが、それについては以前に言及済み。

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