以前にもこのブログで何度か触れてきたが、私はMicrosoft Outlookのヘビーユーザーだ。世間のMicrosoft 365のユーザーのうち、Outlookをメール（Ctrl + 1）や予定管理（Ctrl + 2）ぐらいしか使っていない人が多いかもしれない。しかし、私にとって最も重視しているのは、「タスク管理」（Ctrl + 4）機能。もうかれこれ20年近く愛用中。
個人的にこのOutlookタスクは、全企業法務パーソンにとって必携の「最強の神アプリ」だと確信している。なぜなら、以下のような特徴を備え、複雑な法務業務を強力にサポートしてくれるからだ。
＜Outlookタスクの「神」機能＞
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柔軟な分類ラベル作成： 案件の種類や重要度に応じて、自由にタスクを分類・整理できる。
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確実な期限・アラーム設定： 締切を設定し、アラームで通知することで、重要なタスクの見落としを防ぐ。
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豊富な情報添付機能： タスク本文にテキストだけでなく、画像やデータファイルなどを直接添付し、必要な情報を一元管理できる。
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進捗状況の可視化： 「未開始」「継続中」「完了」など、タスクのステータスを明確に表示し、全体の進捗を把握しやすい。
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表示項目の自由なカスタマイズ： ユーザーの業務フローや好みに合わせて、表示項目を自由に設定し、最も効率的なビューで作業できる。
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強力なキーワード検索： 過去のタスクもキーワードで瞬時に検索でき、必要な情報に素早くアクセスできる。
例えば、法務部門マネジャーである私は、これらの機能をフル活用し、多種多様なタスクを効率的に管理している。
＜活用例＞
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契約審査案件のフォローアップ： 社内クライアントへの変更案送信日をメモし、2か月後にアラームを設定。相手方からの返信がない場合、アラーム起動でリマインドし、再度メールを送る（リマインド時にも送信日をメモし、さらに2か月後にアラームを再設定する）。
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法務相談案件の記録と参照： 社内クライアントへの回答内容をタスク本文メモに記録。後日に結果連絡がない場合は、期限を設定しておき、その日に問い合わせをする。
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株主総会・取締役会事務局業務： 議案を記録し、招集通知の送付や司法書士との打ち合わせなど、特定のアクションが必要な日をアラーム設定。
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部下への業務依頼と進捗管理： 部下に依頼した仕事の内容と期限を記録。アラーム起動時に本人に進捗状況を確認し、適切なタイミングでサポートする。
現在、私のOutlookに登録しているタスクは300件を優に超えているが、プレイングマネジャーとして多忙な日々を送る私の仕事が破綻していないのは、はっきり言ってこの機能のおかげ。もしOutlookのタスク管理がなかったら、私のパフォーマンスは激減するのは間違いない。
そんなOutlookのタスク管理機能に依存しまくりの日々を送っている私に大きな悲報が飛び込んできた。なんと現在のOutlookタスクが2029年で終了する可能性が出てきたという。えらいこっちゃ！
どうやら、新しいバージョンのOutlookへの移行に伴い、新しいタスク管理アプリとして「Microsoft To Do」が強制実装されるらしい（現行のタスク管理機能は廃止される？）。Microsoft To Doは、MicrosoftがドイツのWunderlistの運営会社を買収し、自社仕様に改良したもので、アプリの機能自体は決して悪くない。実際のところ、私はプライベートのタスク管理にはこのアプリを毎日使用しているぐらいで、その使い勝手はよく理解している。
しかし、プライベートの軽いタスクを管理するには問題ないMicrosoft To Doも、企業法務の複雑なタスク管理には役不足と言わざるを得ない。企業法務の仕事は、単発のスポット業務ですぐに完了するものは少なく、いずれも中長期的な仕事になることが圧倒的に多いから。
Microsoft To Doは、ライトなタスク管理には適しているが、ビジネス用途、特に法務部門の業務管理には明らかに力不足。その意味で、Outlookタスクの廃止は、私にとっては「とんでもない大改悪」と言わざるを得ない・・・。
※決して悪くはないが、仕事のタスク管理はこれでは少し心もとない。
もっとも強制移行までまだ4年の猶予があるので、急いで決める必要はないが、時間のあるときに代替サービスをボチボチ探しているところ。さてさて、どうなることやら。
企業法務のような情報量と期限管理が命の仕事において、タスク管理ツールの選定は、もはや「生命線」といっても過言ではない。今回の大改悪とも言える変更に、私と同じように頭を悩ませている企業法務パーソンも少なくないのではないだろうか。もし、皆さんの間で「これは使える！」というタスク管理アプリがあれば、ぜひコメントで教えてほしい。
