【仕事術】電話をかける前に話す内容をメモする／紙に書き出すことによりシミュレートする

１．電話がかかってきたとき これは皆さんも実践しておられると思うが、一般的に電話がかかってきた場合、メモ用紙で固有名詞・日付・数字などのキーワードをメモしている方がほとんどと思われる。もちろん、私も同様で以前の記事で紹介したように、手作りのメモ帳を電話のそばに配置しており、受話器を取った後に反射的にメモ用紙とシャーペンを手繰り寄せている。 ２．電話をかけるとき 一方で、私は、社内クライアント等と電話で打ち合わせを行うときには、まずメモ用紙に、・相手に何を確認するか・相手に何を伝えるか・相手にどんな行動をとってほしいかなどをざっと箇条書きをし、頭の中を整理した上で電話をかけるようにしている。こうすれば、電話によるコミュニケーションも円滑に進みやすくなるというメリットがあるのだ。その一方で、一番悪いパターンが話す内容のあらすじをあまり考えず、衝動的に電話をかけることであろう。そうすると、話す内容がてんでバラバラになってしまい、自分にとっても相手にとっても単なる時間の無駄使いになってしまいかねない。電話で相手と話すという行為は、同時に相手の時間を奪っているということを認識した上、あまり意味のない無駄な電話はかけるべきではない。プレゼン前には入念な準備が欠かせないように、電話をかける前にメモを書き、それを見ながら電話で話すと短時間で効果的なコミュニケーションをとることができるため、オススメしたい。 ３．電話のありがたみ そういえば、私が過去に勤務した司法書士事務所や特許事務所では、複数人で一台の電話を使っており、机の角に電話台を設置して使いまわしていたことを思い出した。この話を職場の同僚にすると、「信じられない」と回答されるのだが、まあ確かに初めからそのような環境で働いている人がそう思うのは当然のことかもしれない。こういうところに企業規模によるインフラ格差が表れているものである。従って、現状の私は、他人に気兼ねすることなく１台の電話を独占している。かといってすべての打ち合わせを電話とメールで行うわけではない。やはり、最も大事なコミュニケーションは、相手の目を見て話すことであり、以前の記事で述べたように、可能な限り相手のフロアまで訪問した上、対面して打ち合わせを行うようにしている。