企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】長文に「小見出し」を表示するメリットとは?/読み手の文章に対する理解を促すテクニックです

1.小見出しの重要性
企業法務担当者は、その職種柄、様々な文書を作成しなければならない。契約書はもちろんのこと、社内クライアントや取引先へのメール、上司への報告書、社内クライアントへの法務意見書、取引先宛へのビジネス文書など・・・。こうした文書では長文になることも多く、こうした場合、私が一つ意識している点がある。 それは、文章の節目節目に小見出し(小タイトル)をつけるというものだ。文字がギッシリ詰まった文章というものは非常に読みにくい。小見出しは、読み手にとっては「ここまでが●●が書かれていて、次からは●●について書かれているのだな」と認識できるため、その文書に対する理解を促すことができるというメリットがある。それはある意味、読み手に対する気配りの一種と言っていい。

例えば、自社にある問題があり、その改善策をまとめた報告書を作成する場合は、以下のような小見出しを表示する。

 

<1.現状>
・・・・・・・
<2.問題点>
・・・・・・
<3.対応策>
・・・・・

また、顧問弁護士に対して法的相談をメールで伝達する場合は、以下のように小見出しをつける。

 

<1.経緯>
・・・・・・・
<2.法的論点>
・・・・・・・
<3.私見>
・・・・・・・
<4.相談内容>
・・・・・・・

このように、長文をダラダラと書き連ねるのではなく、要所要所で小見出しを挟み込むと、読み手は文書全体を段落単位で俯瞰して読むことができるので、理解しやすくなるのだ。(ちなみに、本ブログの記事でもなるべく小見出しはつけるようにしている)しかも、小見出しのフォントや大きさを本文とは違うものにして差別化すると、文書全体が引き締まった印象を与える(本ブログの場合、フォントを太字にしている)。

2.まとめ
今回ご紹介したテクニックは、ほんの些細なことである。しかし、文書作成のスペシャリストである企業法務担当者には「読み手が理解しやすい上手な文章」を作成することが求められる。こうした工夫を行うだけでも、読み手に与える印象が俄然変わってくるので、興味を持たれた方は一度お試しあれ。