企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】仕事のパフォーマンスを左右するメール術/自分なりのマイルールで取り組む

私がよくチェックしているGTD系サイトの「lifehacker」でメールに関するテクニックが紹介されていた。メールは、もはや現代のビジネスパーソンにとって仕事に欠かせない重要ツールであり、その使い方が個人のパフォーマンスを左右するといっても過言ではない。それは企業法務担当者にとっても同様だ。

 

個人的に、この記事に刺激を受けたので、自分なりのメールテクニックをいくつか紹介したい。

<①受信トレイにカテゴリごとのサブトレイを作成して、処理済みメールはそこに移動する>
例えば、「契約審査」「法律相談」「知財」のように、サブトレイを作成しておき、処理が済んだメールを移動して整理分類しておく。そうすれば、自分が取り組まなければならないタスクの量が一目瞭然となる。受信トレイは一時保管用のINBOXという位置づけで処理が済んだメールは移動する。これはGTDの基本だ。

 

<②一度読んだメールは2度読みしない>
メールを読んだ場合、「確認するだけで何もしない」「(返信メール・電話・作業などの)アクションを起こす」など様々な対応が必要になるが、それが済めば、(少なくともその時点では)そのメールを再読することは不要となる。従って、サブトレイに移動した後は、原則として再読しない。

<③メールチェックする時間を決める>
私の場合、メールチェックする時間を決めている。例えば、朝イチ、午後イチ、夕方の3回と決めて、それ以外の時間はメールを見ずに、別の仕事をしている。もちろん電話などの連絡が別途寄せられた場合のように、至急の場合はもちろん即レスするが、それ以外の時間は別作業に集中し、メールを読まないようにしている。

<④連絡をメールに頼りすぎない>
電話一本で済むような事をメールで何度も細かく連絡する人がいるが、メールは所詮コミュニケーションの一手段に過ぎない。従って、これに依存することなく、例えば、状況に応じて、対面による打ち合わせや電話なども使い分けたい。 私は、このようなルールでメールと向かい合っているが、そうした自分なりの「マイルール」を試行錯誤しながら運用することは決して損にはならないと思う。

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