企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【情報整理】情報を色分けして識別力を高める/多色ボールペンやエクセルの条件付書式の活用

1.手書きで色分け

私は、仕事で社内クライアントから相談を受けて打ち合わせをする場合、状況を可視化するべく、A4のメモ用紙に当事者関係やモノ・サービス・カネの流れをあらわした説明図を書くようにしている。 

 その際に工夫しているのが項目ごとに黒・赤・青というように色分けすること。さらに、わかりやすいように、用紙の隅にでも「黒色・・・商品の流れ/赤色・・・契約関係 /色・・・カネの流れ」という注釈を書いておく。こうすれば、読み手は、色の意味を理解した上で、当事者関係をスムーズに把握することができる。

そして、手書きで色表示を行う際に役立つのが多色ボールペンだ。私の場合、三菱鉛筆のジェットストリーム4+1を愛用している。このアイテムは、シャーペン以外に、黒・赤・青・緑の四色のボールペンを搭載しており、これ一本で様々な色分けが可能。

 

2.エクセルで色分け

また、私はEXCELを使用する際にも積極的に色分けを使用している。EXCELには条件付書式という機能があり、例えば、「Aという文字列を含むセルを赤色で表示する」「Bという文字列を含むセルを青色で表示する」という表示が可能。この機能は古いエクセルでは、一つのデータに3つ程度しか設定できなかったが、最近のエクセルはその制約がなくなったようで、使い勝手は飛躍的に向上している。

法務部門では、契約書審査や法律相談業務をEXCELなどで時系列順に記録しているケースも多いと思う。その場合、この条件付書式の機能を利用して、「Aという依頼部門は、緑色で表示する」「いつからいつまでに受任された案件は青色で表示する」といったことが可能だ。そうすれば、情報を色ごとに直感的に認識することができる。もっとも、やり過ぎると余計にわかりにくくなってしまう側面もあるが、使いどころを絞る、主にアース系カラーを使用する、など工夫すればいい。

このように、アナログであれ、デジタルであれ、情報をカテゴリごとに複数の色で表示すると、読み手の認識力が高まるというメリットがあるので、興味を持たれた方は試してほしい。 

三色ボールペン情報活用術 (角川oneテーマ21)

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