【仕事術】会議終了後ただちに議事録を関係者に送信するべし

最近、複数の営業担当者と会議を行なう機会が多いのだが、私が留意している点が一つある。それは、会議終了後、会議の内容を記載した議事録を可及的すみやかに作成の上、参加者や関係者に送信することである。特に私の場合、会議終了後３時間以内に送信することをモットーとしている（案件によっては上司のチェックを必要とすることがあるが、この場合は例外となる）。例えば、以前の会議の際、会議終了後３０分後に出席者に議事録を送信したのだが、その後、私宛に内線電話を頂き、「議事録の作成がえらい早いね～」と驚かれてしまった。しかし、以前の記事において述べたように仕事はスピードが大事。会議終了後その記憶がまだ残っている間にすばやくドキュメントにまとめ上げることが望ましいのだ。なお、私の場合、以下のようなフォーマットで議事録を作成することが多い。

平成●●年●●月●●日 Sabosan

●●●会議　議事録
日時：平成●●年●●月●●日　　●●時●●分～●●時●●分場所：本社　●階　●●会議室参加者：●●　●●部長 ●●　●●課長 ●●　Sabosan 目的：●●案件に関する当社対応方針を決定する。議題：Ⅰ　●●について　　　　　… 　　　Ⅱ　●●について　　　　　… 　　　Ⅲ　●●について　　　　　… 決定事項：●●部長は経営陣に本件の詳細について説明の上、その了承を取り付ける。　　　　　●●課長は取引先と●●について交渉する。　　　　　Sabosanは●●契約書のドラフトを●●月●●日までに起案し、関係者に送信する。
以上

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