企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【IT】Sharepointを利用した部門用チームサイトのモデル案/効率的な情報共有で組織の生産性を向上させる

以前に紹介したMicrosoft365のSharepointを利用したチームサイトについて、周囲から様々な反響があったので、あらためて追記しておこう。

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一番反響があったのが、チームサイトのコンテンツの一つである「案件管理」。これは同じMicrosoft365の新サービス Listsと連動したもので、メンバー同士のタスクの進捗状況を管理するツールとして非常に使える。


A first look at Microsoft Lists

 

そこで、読者が少しでもイメージしやすいように、Microsoft365のトライアルサービスで個人的にチームサイト案を作成したので、その画面を引用しながら、コメントしたい。

 

質問1「案件管理の画面は自由にカスタムできるか?」
回答1「できる。例えば、様々な性質(テキスト・期限・カテゴリなど)の項目を自由に設置できる。また、エクセルの条件付書式のようにキーワードや日時に応じて、色分けすることも可能」

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質問2「案件の進行状況を詳しく記入したいが、備考などを記入できるプロパティはあるのか。」
回答2「ある。クリックすれば、右端がスライドして詳細情報を入力できる画面が表示されるので、そこから入力可能。また、タスクについてコメントを記入することもできる。」

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質問3「担当者から同僚・上司に対して案件の中間/完了報告はできるか。」
回答3「できる。Microsoft365のサービスに含まれるPower Automate(旧Flow)と連動して、アイテムを引用して、関係者にリンク付きのコメントを送ることが可能。従って、マネジャーは、案件把握のためにチームサイトを常時開いておく必要はない」

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このように、Sharepointの案件管理を使いこなせば、法務に限らず、営業・開発・知財・広報・経理・人事など様々な部門の仕事について、記録・検索・管理することができる。この案件管理の最大の特徴は一つの案件(タスク)について、関係者がコミュニケーションできることで、これはエクセルでは難しい。 なお、以前にOutlookのタスク管理について触れたが、Sharepointとの住み分けは可能。 

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具体的には、 

①Sharepoint(案件管理)は、チームの共有するべきタスクを可視化して、管理する。
②Outlook(タスク)は自分のタスクを可視化して、管理する。

という違いがある。従って、マネジャーが部下にタスクを指示した場合、当事者同士でタスクの状況や期限を共有するときは、①を使用する。一方、自分のルーティン業務(メンバー間で共有するほどでもないタスク)を管理するならば、②で十分。このように、タスクの性質が「自分で完結する/しない」に応じて、両者を使い分ければよい。

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あと、Sharepointのリスト機能については、以下のサイトと書籍が参考になったので、参考までに紹介しておきたい。 

echigoya-blog.net

 

【スマホ】家族4人のスマホ代がわずか月4,000円!?/MVNOのIIJ(インターネットイニシアティブ)から激安料金プランが発表

我が家では2015年から格安スマホを利用している。事業者は、東証一部上場の株式会社インターネットイニシアティブ(IIJ)で、キャリア回線をレンタルしてユーザーに通信・通話サービスを提供している。  

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我が家ではもうかれこれ6年ぐらい利用しているが、特に大きな不満はない。家族4人の利用料金が1ケ月7,000円(一人1,760円)という安さがありがたい。あえて難を言えば、朝や晩の通勤時間帯のネット速度が遅い点だが、これぐらいは許容範囲内だろう(ちなみに通話については時間帯を問わず支障はない)。

一方、私の知人は家族4人で大手キャリアを利用しているが、毎月の利用料は20,000~25,000円ぐらい。とすると、我が家との通信費の差額は年間で10万円を超えることに。

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このように日々恩恵を感じながら格安スマホを利用しているが、先日にさらにお得な新プランが発表された。最近の大手キャリアは国の圧力を受けて、次々と値下げプランを発表しているが、その対抗策であることは明白。
気になるプラン内容だが、音声通話機能付サービスの場合、なんと最安(2GBプラン)で780円!これはかなり思い切ったプランだと思う。仮に、我が家では4GBプラン(1ケ月980円)を申し込んだとすると、家族4人で4,000円。これは非常にお得だ。1ケ月4GB程度であっても、外出先で動画でも見ない限り、これで十分過ぎる。自宅ではWi-Fiに接続しているし。 

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昨年から新型コロナ・ウイルスの影響でリストラなどの暗いニュースが続いている。おそらく今年も不景気な話題は続くだろうし、こういう時期だからこそ、使えるサービスは貪欲に使い倒して、生活防衛しておきたい。 

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【IT】Outlookの「タスク管理機能」が活用されていない現状を憂える/使いこなせば生産性は間違いなく向上するのに・・・・

これまでブログで何度か触れているように、私はOutlookのヘビーユーザー。Outlookを使い始めたのは、Windows98の頃なので、もうかれこれ20年以上の付き合いになる。

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現在に至るまで、Outlookは何度もバージョンアップしているが、細かい仕様変更はあったが、根本的な機能はそれほど大きく変わっていない。つまり、それだけこのアプリの完成度は昔から高かったとも言える。特に私が昔から重宝しているのは、Outlookのタスク管理機能で、以下の特徴がある。

  • 自分が抱えているタスクを全て可視化できる。
  • カテゴリや優先順位に応じて、ビューをカスタムできる。
  • アラーム機能を使用すれば、期限到来時にスマホのプッシュ通知のように画面上にタスクを表示できる。
  • Gmailのラベル機能のように、一つのタスクに複数のカテゴリ(仕事分類・メンバー名など)を設定できる。


Outlook2016使い方講座 第5章「タスク機能」【動学.tv】

自社ではMicrosoft 365のサービスを導入しており、全社員はOutlookを使用しているが、周囲を見渡してみても、せいぜいメールや予定表として活用している人が大半を占めている。どうやら私のようにOutlookのタスク管理機能も合わせて活用している人はあまり見当たらない。Outlookのタスク管理は、GTDと相性はすこぶる良いので、うまく使いこなせば、生産性は大幅に向上するのに・・・。 

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以前からこの現状を非常にもったいなく感じている私は、機会があれば他部門の人に、Outlookのタスク管理機能をPRしている。それに対する反応としては、「Outlookにこんな機能があるなんて知らなかった」「初めて知りました!」「確かに便利そうなので、使ってみます」というのが大半。

まあ、本来ならば、こういったことは、システム部門の担当者が社内広報するべきだが、そうではないため、私なりのGiveとして、「布教活動」にいそしんでいる今日この頃。 

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いずれにせよ、社員各自がITツールをフル活用することは、自社の生産性向上につながるのは間違いない。まあ、企業法務担当者としての職務からは完全に逸脱しているけど、私なりに良かれと思うことをやっていくつもりだ。 

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【社会】ジャニーズ22歳定年制からうかがえる人生における処世術/夢に期限を設けて、変化の波に適応する

先日、2023年からジャニーズJrに定年制が設けられるというニュース記事を目にした。 

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つまり、22歳になっても目が出ない若手はリストラ対象になるということで、夢に向かって努力している当人にとっては酷な話かもしれない。しかし、まだ22歳ならば、人生のやり直しはきくかもしれない。当人も成功を夢見て、この芸能界に飛び込んだのだろうけど、成功できるかどうかは「時と運」に左右され、全員が成功できるわけではない。
 
それは芸能界に限らず、ビジネスの世界でも同じ。私も20代に某法律系国家資格試験にチャレンジした時期があったが、なかなかうまくいかず、最終的には撤退して、企業法務の世界に飛び込んだ。しかし、今にして思えば、あのタイミングで撤退したのは、大正解だった。 そうでなければ、現在のように結婚して家庭を築いていなかったかもしれない。一歩間違えば、人生を棒に振りかねなかった。

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ただし、あの時必死に努力した経験は根性(GRIT)を鍛えることになり、現在の仕事に大いに役立っている(こうして10年以上の長きにわたってブログを書き続けているし)。

 
このように、弘兼憲史氏の「夢に期限を設けよ。それまで精一杯頑張っても夢が実現できない場合は、縁がなかったとあきらめて別の道に転進せよ」という考えは、「物事に固執せず、柔軟に変化に適応する」という処世術に通じる。まして、現在のように変化の波が極めて激しい時代ではなおさらその通りだと思う。

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【Lifehack】お気に入りフォントのモリサワ「BIZ UDゴシック」/フォントで相手に与える印象をコントロールする

今回はWordやOutlookで使用しているフォントについての話。
 
私は、Windows 7の頃は明朝体やメイリオなどのフォントを使用していたが、数年前にWindows 10のパソコンに変更してから、BIZ UDゴシックをメインで使用している。
これは、印刷機器メーカーの株式会社モリサワが開発したフォントで、2018年のWindows 10の大型アップデート時に標準搭載されるようになった。BIZ UDは、ユニバーサルデザインに基づき制作されており、名前の通りビジネス文書に使っても全く違和感はない。丸みがあって太く、安心感が感じられる読みやすいフォント。 というわけで、私は、メールソフトのOutlookのオプション設定を変更してBIZ UDゴシック(プロポーショナル)を使用している。
 
読み手にもなかなか好評で、「どうやったらこのフォントに変更できるんですか?」と聞かれることもしばしば。やはりメールは仕事で毎日目にするものであり、読み手の立場にたって、読みやすいフォントデザインを使用したいところ。最近は、メール以外の社内向けレポート(Wordで作成)もBIZ UDゴシックを使用することも多い。
 
と言っても、さすがに仕事で作成する契約書や覚書のフォントは明朝体で統一している。自社の定型契約書も同様。私も企業法務担当者である立場上、これまで何百、何千もの他社契約書を見てきたが、ほぼすべてが明朝体が使用されていた。やはり契約書については不変か。
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たかがフォントだが、されどフォント。Powerpointもそうだけれど、意外とフォントによって、読み手に与える印象は大きく異なってくる。余裕があれば、このあたりを意識しておいて損はない。 

【IT】Microsoft Sharepointを利用してチームサイトを構築・運用する/部門内での効率的な情報共有により生産性が向上!?

自社ではクラウドサービスのMicrosoft 365(旧名:Office365)を利用している。こちらのサービスには、Exchange Online(メールや予定共有)やWordやPowerPointなどのOffice系のアプリが含まれており、このサービスを利用している人も多いだろう。
 
昨年の12月頃、仕事帰りに立ち寄った本屋でMicrosoft 365に関する解説本を見つけたので、たまたま衝動買したことがあった。 

本書では、Microsoft 365のサービスに含まれているSharepoint Onlineについても触れている。このSharepointを利用すればチームサイトを構築することができるという。「チームサイトって何?」と最初は疑問に思ったが、これは、部門独自のホームページ(イントラネット)のようなものらしい。

 
具体的には、部門のニーズに応じて、チームサイト内に
 
・カレンダーやイベントリスト
・天気、時刻
・リンク集
・ライブラリ(契約書・文書などのテンプレート)
・お知らせや掲示板(Yammerの表示を含む)
・案件管理・進捗管理などのリスト表
・Twitter、YouTube
 
などのコンテンツを設置することが可能。いわば、チームサイトは、メンバーが頻繁にアクセスする部門専用のポータルサイトで、ファイルサーバーだけでは難しい部門内のコミュニケーションやデータベースの機能を飛躍的に向上させることができる。ひいては、組織全体の生産性を向上させることが可能。
 
そこで、他部門にチームサイトの実施状況について、それとなく質問してみると、「チームサイト?何それ?」「知らないなあ」というそっけない反応・・・。どうやら自社内でチームサイトを利用している部門は多くなさそうだ。せっかくMicrosoft に多額の利用料金を支払っているはずなのにもったいない。そう考えた私は、年末年始休みに個人でMicrosoft 365のトライアルサービスを申し込んで、Sharepointの練習を十分に重ねた上、自部門内でチームサイトを構築・運用してみた。 
Sharepoint Onlineは、他のMicrosoft のアプリと雰囲気が違うため、慣れるまで少し時間がかかる。しかし、ブログパーツのように、デフォルトのコンテンツが数多く用意されており、チームサイト設計の際には、そこから必要なものをチョイスし、カスタムするだけ。昨年秋からMicrosoft 365の新サービスとして登場したListsと組み合わせるとさらに効果は絶大。というわけで、自部門でチームサイトの運用をスタートしてみたところ、「なかなか便利」と部内の評判も上々。
なお、自部門でチームサイトを利用している様子を見た隣りの部門からも「何それ?便利そうだね。今度ランチをおごるからウチの部門用にも作ってくれない?」と頼み込まれてしまった。まあ、ささやかながらチームサイトの運用が社内におけるイノベーションとなって、その部門の生産性が向上するならば、悪くないと思う。

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いずれにせよ、チームサイトをさらに充実させるべく、YouTubeの動画や市販本を参照して、Sharepoint について勉強しているところ。しかし、ここまでくると、企業法務担当者としての範疇を超えており、どうみてもシステム担当者なのだけれど・・・。ただし、私が本屋で衝動買いした本から得たアイデアが自社内部において次々と形となっていく姿はなかなか面白いものがある。まあ、これもGVIEの一環ということで、できる限りのことはするつもり。 

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というわけで、自社でMicrosoft 365を使用している人はSharepoint を利用してチームサイトを構築・運用してみてはどうだろう?コンテンツを充実させて、うまく活用すれば、仕事の生産性がアップするかもしれない。

なお、Sharepoint について具体的に勉強したい人には、以下の書籍がお勧め。少し古いが、各コンテンツの機能がある程度体系的に解説されており、非常に参考になった。 

ひと目でわかる SharePoint Server 2016

ひと目でわかる SharePoint Server 2016

 

【プライベート】ウーバーイーツを初めて利用してみた/なるほどこれは便利かもしれないが・・・

以前にテレビの「カンブリア宮殿」でウーバーイーツが特集されており、たまたま鑑賞。女性社長がスタジオに出演したり、ユーザーの声を紹介していた。
昨年あたりから私の地元近辺でも配達している人を見かけるようになって、興味はあったけれど、利用したことはない。しかし、昨年から新型コロナウイルスの影響で外食をしていないし、試しに利用してみた。妻がスマホにアプリをインストールして注文したところ、30分~40分ほどで到着。

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本当のところは、世間で流行しているサービスを実際に体験してみたいというのが本音で、確かにこれは便利なサービス。しかし、我が家では、それほど頻繁には利用することはないかも・・・。
 

【お勧めサイト】「いらすとや」が毎日更新を1月末日で停止/公私ともに大変お世話になりました

フリー素材サイトの「いらすとや」が1月末日をもって毎日更新を停止し、不定期更新に切り替わるという。

nlab.itmedia.co.jp

いらすとやといえば、かわいらしく、ユーモアたっぷりで、どんな状況で使えるイラスト素材を無料で提供してくれる非常にありがたいサイト。最近はテレビの情報番組や雑誌などでも見かける機会があり、知らない人が少ないかもしれない。もはや日本人にとってインフラ化しつつあると言っても過言ではないだろう。 

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本ブログでもいらすとやをアイキャッチとして利用しているし、社内向けの法務研修の資料などでも活用している。実際のところ、いらすとやを使った研修資料を用いると、「あのかわいいイラストは何?」「このイラストなんか面白いよね~」と受講者(特に女性)から好評を得ている。そもそも、一般的な大多数の会社員にとって、法律や契約書はなじみにがないのが当たり前の話で、どうしても難解な印象を抱きがちだが、いらすとやのイラストを随所にちりばめると、それらを見事に中和し、受講者の心理的ハードルを引き下げる効果があるようだ。

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あと、いらすとやは、時事ネタにも素早く反応するなど仕事が早い。まとめサイトなどでもよく取り上げられているので、目にした人も多いはず。 

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さらに、「ワンピース」「進撃の巨人」「スターウォーズ」など他コンテンツとのコラボミックスにも積極的で、幅広いユーザー層を獲得するのに成功している。

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また、LINEスタンプも数多く発売されており、私も愛用している。

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ただ、毎日更新というのは作者のみふねたかし氏にとって相当負担だったろうし、2月からマイペースで不定期更新となるのはやむを得ないと思う。私個人としては、公私共に大変お世話になったので、「今までありがとうございました」と改めてお礼を申し上げたい。

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【映画】アクションSF映画「TENET/テネット」をレンタルで鑑賞/難解過ぎてよく理解できず・・・

先日TUTAYAで、アクションSF映画「TENNET/テネット」をレンタルして、家族と鑑賞した。

・・・しかし、これは他人にストーリーを説明するのが難しい。いわゆる時間逆行ものだが、これは1回見ただけでは理解できない。私は予備知識ナシで鑑賞したけど、ここまで難解とは思わなかった。物語中盤から、わけがわからくなって、惰性で最後まで見ていたが、結局は理解できないまま(さすがにハッピーエンドなのはわかったが・・・)。

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この作品は、ネットでネタバレ解説を参照して、2~3回鑑賞しないと理解できないだろう。このように、この作品は玄人向けのマニアックな映画なので、単純明快さを好む人には合わないかもしれない。まだ、同じ監督の「インセプション」「インターステラー」の方が独特の作品だったが、まだ受け入れやすかった。
 
というわけで、まだ鑑賞していない人はそのあたりの心構えをもっておいた方が良いかも。 
 

【Lifehack】スーツをクリーニングに出すのではなく、自宅の洗濯機で洗ってみる/以外な盲点かも

以前にネットで読んだのがこちらの記事。
それによると、皮やレーヨンなど特殊な素材の服を除いて、その気になれば、スーツやコートなども自宅の洗濯機で洗えるらしい。私自身はてっきりスーツはクリーニング屋でなければ洗濯できないと思ってたので、シーズンごとにクリーニングに出していた。しかし、この記事を読んで「ものは試し」と、妻に洗濯をお願いした。妻によると、おしゃれ着用の洗剤を使って、手洗いモードで洗濯すれば、スーツも特に問題なく洗濯できたとの事。 

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スーツもクリーニング屋に持っていくと、おおよそ1着あたり2000円ぐらいはかかるので、トータルで考えると、結構バカにできない金額。しかし、自宅で洗えるならば、多少は家計の節約になるだろう。
 
「いいな」と思ったことは、まず実行してみる。それがLifehackの基本。 
日本一の洗濯屋が教える 間違いだらけの洗濯術