１．会議進行役を務めることに
私は法務担当者として上司の承認を得た上で自社の各種標準契約書の制定作業に着手している。その中の一つが知的財産系の契約書である。先日私が作成したこれらのドラフトを元に技術部門の部課長、自部門の上司との間で各種論点について検討を行う会議を行った。ちなみに、本契約書の提案自体を私が行ったため、自然と会議進行役も私が務めることになってしまった。
２．前職の経験をふまえて
このような社内に新しいルールを周知するにあたり、関係部署と会議等の調整作業を行った上、対策を考えるという業務（いわゆるプロジェクト的業務）には、いわゆる高いコミュニケーション能力、調整能力などが要求される。実は前職の証券会社に勤務していたころ、
証券取引法の改正法である
金融商品取引法の対応を私が所属していた法務部門で実施していたことがあり、当時の上司がこのような会議をうまく仕切っていたのを思い出す。この方はもともと法務畑の人ではなく、営業・人事・経営企画など
オールマイティー型の人材だったが、今思えばこのような関係部署との会議をうまく仕切っていた。当時私も書記役として参加していたため、その進め方などについて影響を受けていたようだ。今日も自らが進行役を務めながら、なぜかその元上司のことを思い出していたのだ。
３．会議進行役に求められること
現時点で私が妥当と思う会議進行役の役割手順は以下のとおりだ。
①会議当日までに関係者全員に電子メールで開催日時・開始場所・議題を通知するとともに関係資料を添付ファイルで送信する。
②会議開催直後、会議の背景・目的を簡単に説明した上、議題概要を述べる。
③会議中は、論点ごとに参加者の発言を促すとともに状況によっては新たな問題提起を行う。
④特に契約書の場合、該当条項を音読した上、その目的・意図も説明する。
⑤会議終了時には、本日決定したこと、当事者が持ち帰って行う宿題、次回会議開催予定日について通知を行う。
⑥議事録を作成して参加者・関係当事者などに通知する。
これらは当たり前といえば当たり前のことなのだが、ビジネスマンとして確実に実行しなければならないことだと思う。読者の皆さんもどうか参考にしてほしい。
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