企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】プロジェクトチームにおいて会議を行なう際の留意点

1.会議の進め方 私は、現在、自社における某コンプライアンス・プロジェクトにおいて事務局として関与している。その内容についてはあまり詳しく書けないのだが、営業・管理系の関係部署が集まって定期的に会議を実施している。どちらかというと、私はこれを実施・リードする立場にいるのだが、個人的に留意している点を以下のとおりご紹介したい。
◆会議を行なう前にあらかじめ出席者に対して議題事項や参考資料をメールで送信しておく。その中で情報共有事項/決定事項の区分を明らかにしておく。こうすれば、参加者は事前に何が討議されるか予想・準備することができ、時間と手間を省略できる。 ◆会議は、あくまで議題に合致した内容に限り討議するべきであり、もし、話が脱線するようであれば、軌道修正を行なう。 ◆会議では誰が/いつまでに/何を行なうのかを明らかにして該当者に仕事をアサインする。 ◆会議終了後、翌日までに出席者全員に議事録をメールで送信する。また、割り当てられた仕事を改めて明らかにするとともに、次回会議の日程や議題事項を明記する。
会議というと、皆が建設的でない意見ばかりを勝手気ままに発言することに終始し、肝心の重要なことについて何らの結論を出さずに何となく終わってしまうパターンも多い。しかし、せっかく参加者が自分の時間を犠牲にして会議に参加しているのだから、組織にプラスとなる成果を生み出すよう工夫しなければならない。 2.前職の経験を生かして 実は、前職の証券会社において、証券取引法から金融商品取引法への法改正に関する大規模なプロジェクトチームを立ち上げ、これに対応したケースがあった。その際、私も事務局として参加していたため、法令研究・関係者間のコミュニケーション・社内周知・教育等の段取りの進め方について貴重な体験をすることができたのである。その経験が現在思わぬ形で役に立っており、感謝している。 「人気ブログランキング」参加中です!1クリックお願いします! にほんブログ村 サラリーマン日記ブログ 戦うサラリーマンへ
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