１．本社以外の部門からの依頼の増加
最近、自社の本社以外の営業部門より新規契約書の作成依頼を受けるケースが増加している。依頼者によれば、どうも私の企業法務担当者としての評判が本社以外の部門でも広まっているらしく、「法律や契約書がらみでわからないことがあれば、本社のSabosanに聞いたほうがいい」という風評が流れているようだ。転職者である私の存在が本社以外の人にも認識されて、自分の能力が必要とされることは本当にうれしく、かつありがたい話である。
２．「図解」のススメ
さて、このように本社以外の営業部門から依頼を受けた場合だが、当然ながら実際に膝を突き合わせて打ち合わせをすることは不可能である。すると、
以前に紹介した当事者関係図を使って取引の実態について正確に把握する作業自体が困難となってしまう。
この場合、私はまず、依頼者から電話やメールで取引概要をできる限り
ヒアリングした上、「推定を含む部分情報に基づいた把握結果ですが…」という留保付で当事者関係図を作成して、ＰＤＦ化した上、それを依頼者にメールで送信することにより、確認をお願いしている。その上で、電話で打ち合わせを行い、双方の事実とリスクに関する認識を完全に一致させてから、契約書の起案作業に取り組むようにしている。
＜↓当事者関係図の一例＞
20100919当事者関係図.pdf
こうすれば、依頼者も契約書作成者である私が依頼案件についてどのように認識しているか、直感的に理解することができるのだ。そして、仮に、私の認識が誤っていれば、それを指摘してもらうことによって私自身が見当違いな契約書を作成することを防止することができる。さらに、改めて事実を図解することによって営業担当者が見落としていたリスクなどを再発見することができるという副次的効果もあるのだ。
３．契約書作成は事実を正確につかんでから
このように遠隔地の営業担当者と契約書について打ち合わせを行う場合は、
①まず契約書担当者である自分が認識している事実・リスク内容を相手方に対して開示して、②それを営業担当者によって確認および修正してもらう、という工程を経てから契約書の作成に着手することをお勧めする。
以上より、営業担当者と打ち合わせを行う機会が多い法務担当者にとって、「図解」「イラスト」は有益なコミュニケーション・ツールの一つといえないだろうか。従って、こちらについてもある程度身に着けておいて損はないといえよう。
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