企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【IT】Outlookをデフォルトのまま使うのではなくカスタムする/Outlookを使いこなして仕事の生産性を向上させよう

昨年マイクロソフトのOutlookの解説本について触れたことがあった。 

kigyouhoumu.hatenadiary.com

あれから1年以上が経過したが、その後も断続的にOutlookの解説本を読んでいる私。これまでOutlookのテクニック本はWordやExcelに比べてそれほど多くはなかったが、急に増えてきたような気が・・・・。 

Outlook最速時短術

Outlook最速時短術

 

Outlookの基本的な機能は以下の4つ。

①メール
②予定表
③連絡帳
④タスク管理

これらの4つの機能はビジネスパーソンにとって、いずれも欠かせないが、私の周囲では①②のみで終始し、4つ全てを均等に使いこなしている人はそれほど多くない。

私にとって重要なのは④で、こなすべきタスクを一覧表示した上、カテゴリ・優先順位・期限などに分類することができるので、かなり重宝している。タスクにはリマインダーも設定できるため、例えば、「●●さんに契約交渉結果を確認する」「●●さんからの相談案件をまとめる」などのタスクについて、アラームを設定すれば、その日時になると画面中央にアラームが表示される。これは手帳などのアナログツールでは絶対にできない芸当。

一方、メール画面をデフォルトのまま使用している人も多く、カスタムしまくっている私にすれば、非常にもったいない。例えば、私の場合、コンパクト表示(2行表示)ではなく、1行表示(受信日時・送信者・受信者・タイトル)にした上、画面右側にはプレビュー画面を配置している。さらに、色別の分類ラベル(「至急」「本日中」「保留」「返事待ち」など)を設定して、メールを視覚的に判別しやすいように工夫している。これだけでも、メールの処理効率は大幅に向上する。

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Outlookに限らないが、IT知識は少し実行するだけでも、パフォーマンスが大きく変わることも多い。というわけで、少しずつ試行錯誤して、自分なりのスタイルを作りあげていくことをお勧めしたい。