企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】INBOXを活用することの重要性/タスク・情報を一時的に寝かせる場所を設ける

1.INBOXの重要性 私の場合、取り組むべき仕事をその状況や分類に応じてクリアフォルダに分類するようにしているが、一番有効活用しているのが、「INBOX」というラベルを貼り付けたフォルダである。このフォルダには、 ・その日に受任した新規契約審査・法律相談案件 ・その日に社内/社外より到着した郵便物 ・契約審査が完了して、あとはチェック待ちの案件 ・その日に受領した参考資料/回覧物 ・その日に思いついたアイデア などを片っ端から放り込むようにしていることについては、以前にも触れたかと思う。 企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【書評】「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」デビッド・アレン(二見書房) このINBOXフォルダは、その日の終業日に翌日の予定管理を行うまでは、私が再度その案件に目を通す必要がないという案件を保管しておく。いわば、私にとって、INBOXとは、仕事のバッファ(緩衝材)のような位置づけだ。 このINBOXのメリットは、その日に「気になること」(新しいタスク)が発生しても、緊急案件でない限り、とりあえずそこに保管させておくことによって、現在自分が取り組んでいる今の仕事に集中することができるという点である。例えば、企業法務担当者は、日々の業務で仕事を処理している途中に、依頼者より新規案件を受任することが多いが、その都度、取り組み中の仕事を中断させられるのは、結構な時間ロスや集中力がそがれることにつながる。それを最小限に抑えるために、新規案件は、INBOXに一時的に保管しておく。そして、それらをまとめて終業前に見直した上、優先順位や期限の設定を行った上、翌日以降のタスクに組み込む。最終的には、INBOXは必ず空にし、翌日から新しいタスクを保管していく。 2.その他のケースは このINBOXというツールは、その他メールソフトやEVERNOTEにも転用することができる。私が職場で使用しているメールソフトの場合、メールはまず「受信トレイ」に表示されるが、一度目を通したら、ペンディング案件を除いて、「契約書」「法律相談」「輸出管理」などのサブトレイに移動させるようにしている。 EVERNOTEも同様で、文字通りINBOXというノートブックを作り、特定のノートブックに保管する場合を除いて、全てのノートはINBOXに移動するよう設定している。 20111027EVERNOTE
20111027EVERNOTE posted by (C)Sabosan 【情報整理】私のEVERNOTEのノートブックの紹介/まだまだ発展途上ですが…: 企業法務担当者のビジネスキャリア術 http://kigyouhoumu.seesaa.net/article/197934714.html 3.まとめ このように、「タスクや情報の一時的な保管場所」を設定しておくことは、全体の仕事を効率的に処理できることにつながる。なぜなら、新規案件が発生するたびに、即座に処理業務に移行することは、時間を細切れに消費することになりかねないからだ。むしろ、それらを一定時間寝かした上で定期に見直し、順次、次のアクションに移行する方が全体の効率性を考えると望ましいのではないだろうか。
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