企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証プライム上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【IT】仕事メモをOneNoteに集約する/Windowsユーザーならば使って損はないデジタルノートアプリ

私が勤務する会社では、数年前からMicrosoft 365のサービスを導入している。これは一種のサブスク的なサービスで、Microsoft のOutlook、Word、Excel、Powerpoint、Yammer、Sharepointなど仕事に使用するアプリが利用できる。
 
せっかく会社が費用を負担しているのだから、これらを使い倒さないと損。ただし、非常に便利にもかかわらず、大半の社員が利用していないかわいそうな(?)アプリがある。それがデジタルノートのOneNote。
 
OneNoteはクラウド型の電子ノートブックで、テキスト・画像・リンク・電子ファイルなどを記録できる。例えば、私は次のような情報を記録している。
  • 社内イントラで公開された連絡事項
  • 仕事で使うメモ
  • WEBサイトの記事
  • 自社IRで公表された情報
  • 社内ファイルサーバーへのショートカット
OneNoteは、とにかく使い勝手がいい。Accessのように自動保存されるし、分類を決めることができるし、何より検索性が優れている。一種の雑記帳のように、仕事に関する情報をどんどん記録すればよい。このように、非常に優れたアプリにもかかわらず、知名度が低いためか(自社の情報システム部門もあまり社内発信していない)、社内でほとんど認識されていない様子。個人的には、非常にもったいなく感じていた。
 
そういえば、Windows10にはデスクトップ版のOneNoteがプレインストールされている。従って、OneNoteだけならば、Microsoft 365の利用者でなくても、使えると思う(私のWindows PCで確認済み)。
 
ちなみに、このOneNoteは、同じデジタルノートブックのEVERNOTEと競合しているが、私はこれらを公私別に使い分けている。具体的には、
  • 仕事用の情報➝OneNote(会社PC)
  • プライベート用の情報➝EVERNOTE(自宅PC・タブレット・スマホ)
という感じ。
職場のシステム環境などにも左右されるだろうけど、もしOneNoteを使える環境ならば、情報管理に役立つので、活用することをお勧めしたい。

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