最近、社内クライアントとの打ち合わせを行う機会が多く、いろいろな部門に顔を出している。私が企業法務担当者になりたての頃は、自分なりに試行錯誤しながら打ち合わせを進めたものだが、それなりの経験を積んでくると、打ち合わせをスムーズに進めるためのポイントのようなものがわかってくる。これまで何度か触れているが、忘備録として改めて確認しておきたい。
１．できる限り対面で打ち合わせする
これは、かつての私のメンターから教わったことだが、社内クライアントに電話やメールで質問しても、こちらが満足できる回答をうまく引き出せないことが多い。社内クライアントが遠隔の拠点にいるならば致し方ないが、そうでないならば、可能な限り本人がいるフロアを訪ねて、Face to Faceによる打ち合わせを心掛けている。確かに多少手間かもしれないが、長い目で考えれば、個人的にもメリットは多い、と経験的に感じている。
２．最初は聞くことに徹する
例えば、その案件について初めて打ち合わせを行う場合、まず思い込みをするのではなく、白紙の状態で臨むこと。まずは徹底的に「聞くこと」に集中して、案件に関する５W２Hの概要把握に努める。いわゆる「聞き上手は話し上手」を地で行くような感じ。
３．疑問点は納得いくまで質問する
打ち合わせを進めると、どうしてもわからない箇所が出てくるもの。その場合、何度も質問して疑問箇所は全て解消しておくべき。まるで探偵になったかのように根ほり歯ほり聞く。もちろん、あまりキツイ口調だと相手の心象を悪くするので、やんわりと穏やかな口調をこころがける。
４．専門用語ばかり使わず、分かりやすく説明する
世間では、「企業法務担当者は小難しい専門用語を連発して、煙に巻くような話ばかりする」という印象を持っている人も少なくない。いったんそういう印象を持たれると、今後の仕事に差し支えるので、難解な専門用語はあまり使わず、わかりやすく説明して、社内クライアントのハードルが高くならないようにすることが望ましい。
５．結論を述べてから理由を説明する
打ち合わせというものは、相手の貴重な時間を奪う行為に等しいので、あまり長引かせるのは望ましくない。そこで、できる限り長引かせず、スマートに終わらせるのがベスト。そのためには、こちらが見解を述べる際には、「結論+理由」をセットで提示するようにして、相手が理解しやすい話し方を心掛ける。
６．複数の選択肢（オプション）を提示する
例えば、社内クライアントから寄せられた相談内容について、企業法務担当者としての見解を述べる場合、（自分が正しいと考える）唯一の回答だけを述べるのは、あまり望ましくないと思う。従って、実現可能性の大小は問わず、できれば複数のオプションを提示する。例えば、「本件にはAとBという選択肢があります。A案のメリット・デメリットは～～～で、B案のメリット・デメリットは～～～です。個人的にはA案をお勧めしますが、コストを度外視できるならB案も有効です」のように、複数の選択肢をあげると社内クライアントに喜ばれることが多い。
これらは、これまでの経験から会得した暗黙知のようなものだが、自分の中で整理するために、今回記事にしてみた。企業法務担当者にとって、打ち合わせは社内クライアントと向き合うほとんど唯一の機会である一方、社内クライアントにしてみれば、企業法務担当者の実力や人柄などを「評価」する場でもある。それだけに決しておろそかにはできないと思う。
