私は自社において企業法務担当者として認知されているが、時折営業部門より「取引先宛のビジネス文書を作成してほしい」という依頼を受けることがある。そのきっかけは、ある事業部の課長より自社が主催している同業者団体において、イベントを開催するため案内状を作成したことであった。そして、作成した文書の内容がなかなかの好評で、その課長を含む当該事業部より、詫び状・報告書・組織改変のお知らせなど様々なビジネス文書の作成を受けることになったのである。しかしながら、私はそのような状況をむしろ歓迎している。なぜならば、①自分の文書作成能力を向上させるいい訓練になるし、なにより②自分を社内に宣伝するいい機会になるからである。
そして、私の評判が広まったのか、今週、ある事業部の某部長より取引先への詫び状を作成してほしいという依頼を受けたのである。私はその部長とは初対面であっただが、某部長はこれまで私が作成したビジネス文書に全て目を通していたらしく、私を高く評価して頂いているようで恐縮であった。打ち合わせの際、例によって事実を把握するべく、①時系列にそって、②何が起きたのか、③相手方は何について謝罪を要求しているのかを
ヒアリングした。その後、自席に帰って当該文書の作成に着手した次第である。
詫び状を作成するポイントは、以下の３つである。
１． 相手方に対して誠心誠意謝罪する旨を明確にあらわすこと
２． なぜ謝罪すべき事件が発生したかその原因を明記すること
３． 当該原因について今後はどのように対応する方針であるかを明記すること
なお、私は、前職時代より以下の参考本を机に保管している。
まあ、ビジネスマンならばこのような書式本を一冊机にしのばせて損はしないと思うので、なんでもよいから準備しておくことを強くお勧めしたい。
ちなみに、契約書作成には文書作成能力は必須であり、日常より当該能力を鍛えていかなければならない。そして、文書作成能力を向上させるためには、ある程度数をこなす必要がある。皆さんもビジネス文書の作成にも積極的に取り組んでみてはどうだろうか。
そういえば、前職で一時期仕事を一緒に行った先輩が「法務担当者は、自社の文書屋でもある」と言ったことがあるが、全くそのとおりだと思う。今後ともこのスキルもさらに伸ばしていきたいと思う。参考になる本があれば順次本ブログでも紹介していく方針だ。
