企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【情報整理】定期的に身の回りのアイテムや情報の整理整頓を行う/不要なモノを廃棄し、自分がコントロールできる適量分を維持する

1.定期的な整理整頓の実施 最近自室、特に本棚が散らかってきたので、いつか整理したいと思っていたのだが、先週末にようやくまとまった時間を確保した上、自室の本棚と机の整理を行って不要な書籍や書類を大量に処分した。おかげで混沌(?)とし始めていた自室の秩序が復活したので、スッキリした次第。 20110626整理整頓前の本棚
20110626整理整頓前の本棚 posted by (C)Sabosan 20110626整理整頓後の本棚
20110626整理整頓後の本棚 posted by (C)Sabosan 読者の皆さんも経験があるかもしれないが、初めは部屋が整理整頓された状態であっても、やがて時間が経過すると、いつの間にか余計な書類や書籍が滞留し始めて雑然となっていくのだ。 ちなみに、今回の整理整頓において自室の各所に散逸していた以下の書類について、PDF保存または破棄処分を行った。 ・もはや再読することがないと思われる書籍や雑誌 ・携帯電話会社やクレジットカード会社からの請求書 ・様々な商品のリーフレット ・会社から受領する様々な案内文 ・過去に購入した商品のレシート 2.余分なモノの弊害 もちろん、ほとんどの人は新しいアイテムや情報を入手するたびに、整理保管などを行っているだろう。しかし、やがて不要なモノがまるで人間の贅肉のように滞留しはじめ、このまま放置しておくと、本当に必要なモノがいざというときに素早く取り出せないと弊害が生ずる可能性があるのだ。従って、モノを入手することも大事だが、情報ダイエット、すなわち、入手後も継続的にモノの整理整頓を行い、重要度の低いモノは潔く処分することが重要ではないだろうか。 従って、私の場合、数ケ月~半年おきごとに自室の整理整頓を実施して、既存のアイテムや情報のスリム化を目指している。 3.職場環境においても同様 何もこれは自宅の部屋に限ったことではなく、職場環境にも同じことが該当する。ビジネスパーソンは日々大量の書類を扱うため、不要な書類が滞留する機会も多い。このまま放置しておくと、必要な書類の発見が困難となり、整理整頓自体がますますおっくうになるという悪循環が発生する。従って、定期的にこれらのメンテナンスを行うことが望ましいと思う。 私の場合、昼休みなどを活用して、定期的に自分の机や自分が管理するキャビネットの整理整頓を行っている。 4.デジタル情報のメンテナンス 何もこれはアナログに限定される話ではない。パソコン内部やクラウド用外部サーバに保管しているデジタル情報も同様だ。むしろ、アナログに比べて場所的な制約がないデジタル情報だからこそ、不要な情報を抱え込む機会が多いので、「この情報は保管する価値があるのか?将来も役立つ可能性はあるのか?」という観点から定期的にチェックし、不要な情報はどんどん処分するようにしている。 特に、EVERNOTEを活用するようになってから、ついつい様々なデジタル情報を保管するようになっているため、ノートの量が加速度的に増加しつつある。従って、ノートやタグを定期的に整理し、不要なノートは削除するようにしている。 5.まとめ 私たちは、日常生活や仕事の場において、様々なモノに絶えず触れている。それらを生活や仕事のために、入手・保管することは確かに重要なのだが、これらは放っておけば手元にどんどん滞留化していくキリのない代物である。従って、定期的に「本当に必要か。今後も役に立つのか」という視点から整理整頓を行い、不要なアイテムや情報は速やかに処分しておくことが大事だと思う。
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