自社のITシステムとして、Microsoft 365を利用している人は多いかもしれない。Microsoft 365では、Teams、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneDrive、Sharepoint などのアプリをサブスクとして利用できるのが特徴。特に社内の情報共有に有効なツールがSharepoint。
Sharepointでは、社内にニュースを発信したり、リストやドキュメントなどを格納できる。いわば、社内向けホームページのようなものだが、自由にコンテンツをカスタムできる。特にSharepointが有するリスト機能の活用次第で業務の効率性は格段に違ってくる。私は、前職時代からSharepointには触れており、定型契約書・法務研修資料・トラブル事例などの共有に利用していた。現職でもフル活用しており、様々なSharepointのページを作成・利用している。
また、2020年にはこのSharepointの機能の一つであるLists（リスト）が独立化されており、単独での利用も可能となった。このリストはExcelの発展版のようなものだが、複数人が同時編集できる、アイテム単位でコメント表示できるなどコミュニケーション機能がある点が非常に便利。
管理権限を有する私は、法務以外の情報共有を行うために、複数のサイトやリストを立ち上げたりもしている。Sharepointは慣れるまでにはクセがあるが、いったん慣れてしまえば、ブログを作成するようにノーコードで簡単に構築できる。意外とこれがハマるとなかなか楽しい。個人的にSharepointやListsで最も優れた機能は、閲覧・編集権限者を管理者が自由に選択できるという点だと思う。例えば、
- あるリストは管理職だけに限定公開して、一般社員にはアクセスさせない。
- あるリストはA部門とB部門だけに閲覧権限を与えるだけだが、C部門のX氏とY氏の二人には編集権限を与える。
というマニアックな設定が可能。一般的なファイルサーバでは、Ａ部門の所属者はＢ部門のフォルダにはアクセスできないのが普通。しかし、Microsoft 365はクラウドなのでこれらの設定次第では、そのような部門間の垣根を突破できてしまう。これが本当に便利としか言いようがない。かくいう私は、管理者として複数のチームサイトを作成・管理しており、いわば業務効率化のための「仕組み」を整備中。こうして自分が考えたアイデアを社内で仕組み化して、業務効率化を少しずつ実践していくのはなかなか楽しい。
残念なのが、現在Sharepointを学習するための入門書が数少ないこと。もちろん、最終的にはトライ＆エラーでSharepointに触れるのが手っ取り早いが、まずは入門書で自習することがお勧め。個人的にはKindle Unlimitedで無料で読める以下のシリーズをお勧めしたい。筆者はYouTubeで解説動画も公開しており、とても参考になる。
現在、興味あるのが、Sharepointのリストをカレンダービューにして社内カレンダーを作成すること。例えば、会議や研修などのイベントを表示できれば、情報共有に役立つかもしれない。とりあえず以下のサイトを参考にしているところ。
あと、リストにOneNoteを設置して社内向けFAQとして使えないかというアイデアも検討中。このように、Microsoft 365はハードルが低いので、別に情報システム担当者でなくても、リスキリングの一環としてある程度習熟しておいて損はない。ITツールをうまく使いこなせば、組織全体の生産性は格段にアップするからだ。
