企業法務担当者ならばご存じのとおり、当事者間において取引契約書を締結する場合、契約書の末尾箇所に当事者の表示を適切に記載しなければならない。具体的には、①住所、②商号、③代表者とその職位を記載しなければならないが、日々契約書をチェックしていると、様々な記載ミスを見かけるケースがある。例えば、以下のとおりである。
・誤記がある。
・住所が欠落している
・記載住所と登記住所と相違している
・代表者の職位が欠落しており、単に氏名のみが記載されている。
・すでに退任している
代表取締役を記載している
・契約締結権者が通常の一般社員である
このようなケースが発生するのは、契約書３０～４０件に１件ぐらいの割合だろうか。そのたびごとに面倒ではあるが、自社の営業担当者を通じて、相手方に対してこれらの不備を訂正してもらうようお願いしている。場合によっては、相手方に理解を促すために、以下の書籍のPDFデータを参考資料として添付することもある。
契約当事者の記載は、契約書本文には何らかかわりを有するものではないが、そのミスの内容次第によっては、契約書の有効性にも影響を及ぼしかねない。従って、企業法務担当者ならば、契約書本文に加えて、当事者の記載が適切になされているかについてもしっかりと目を光らせておきたい。
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