企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】到着した社内郵便はただちに開封して確認する/GTDルール上、即座に対応可能なタスクはすみやかに処理する

1.社内郵便を受領する場合 企業法務担当者たる私の場合、全国の各営業所の営業担当者より契約審査の依頼を受けて契約書原本を社内郵便で受け取るケースが結構多い。もちろん、受任するパターンとしては、PDFやWORD形式のデータが添付された電子メールを受信するというパターンが一番多いのだが、中には相手方から受領した契約書原本をそのまま送付してくる営業担当者もいるのだ。 このように、私が社内郵便物を受領した場合、留意していることがある。それは、自分宛に到着した郵便物は放置したままで済ませず、まず開封して中身を確認するということだ。やはり、到着した郵便物の中身がよくわからないという状態で置いておくのは、気持ち悪いことであるし、万が一、その中に至急案件の仕事が含まれていた場合、取り返しのつかない事になりかねないからだ。 従って、中身をすぐに確認し、「すぐに処理できる/できない」について判断した上、後者の場合、Outlookや手帳にタスクの内容と期限を入力するようにしている。このように社内郵便物というのは、ほうっておくとどんどん滞留していく可能性があるため、中身を確認して、すぐに対応できるタスクはただちに済ませる一方、そうでないタスクはGTD用リマインダーツールに取り込んでしまうのが望ましいのだ。 http://kigyouhoumu.seesaa.net/article/183861463.html 2.社内郵便を発送する場合 逆に社内郵便を発送する際、注意したいことは以下の点である。  ・送付先を間違えないこと  ・送付物を間違えないこと また、以前の記事において、事前に相手方に対して社内郵便物を送付する旨を電子メールで予告した上、その送信済みメールの印刷用紙を社内郵便の送付書として活用することをご紹介したが、社内でもなかなかの好評を得ているため、読者の皆さんにもこの方法をお勧めしたい。 「人気ブログランキング」参加中です!1クリックお願いします! にほんブログ村 サラリーマン日記ブログ 戦うサラリーマンへ
にほんブログ村