企業法務担当者のビジネスキャリア術

東証一部上場企業に勤務する企業法務担当者がライフログの一環として日々の出来事を記録しています。

【仕事術】マイデスクで5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)を実践する/身の回りの書類や物を整理し、仕事を効率化する

1.企業法務と整理術 企業法務担当者たる私は、所用で外出したり、別フロアで社内クライアントと打ち合わせをする場合を除き、一日の大半をオフィスの自分のデスクで過ごしている。従って、メインの仕事場所は自分のデスクとなるため、身の回りの書類や物をいかに効率よく整理するかが仕事の効率性を左右すると言っても過言ではない。 というわけで、今回は、デスク回りに関する私なりの整理術(の一部)を以下のとおりご紹介したい。 ①効率的な仕事の流れを意識して机の上の配置を決める。 右利きの人は電話を左側に、ペンスタンドや文房具を右側に配置するなどして、仕事が効率的に処理されるよう自分なりの工夫を加える。特に、頻繁に使用する文房具、例えば、ふせん等は机にあらかじめ配置場所を決めておき、それに基づき使用する。 ②引き出しごとに収納するものをあらかじめ決めておく これもよく整理術の本に紹介されていることが多いが、私の場合、中央の引き出しには、ノートやクリアフォルダなど、右のサイドデスクの一番上にはクリップ・はんこ・のりなどの文房具類、真ん中には六法全書・専門書、一番下には仕掛中の仕事書類やリングファイルを立てて保管している。このように、あらかじめ入れる物を自分の中で定義しておけば、スムーズに取り出すことができる。 ③書類はクリアフォルダに入れて、できる限り立てて保管する。 私は、新しい書類を入手した際には、すぐにクリアフォルダに収納している。A4サイズの書類に限らず、請求書・ハガキ・封筒などの変形サイズもクリアフォルダに放り込む。そうすれば、書類の紛失や汚損を防ぐことができるからだ。また、その書類の重要度に応じて色別に分けるのもおすすめだ。 企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】紙媒体の資料はクリアフォルダに収納する/ビジネスパーソンに必須の文房具ツール また、クリアフォルダを横に寝かせると、底にある書類の中身が一目で判断できないため、可能な限り立てて保管することをお勧めしたい。 ④文房具にはこだわりをもつ。また職場と自宅で使用する文房具を統一する。 以前に私が愛用しているボールペンやシャーペンを紹介したことがあったが、私は同じものを二つ購入し、自宅と会社の双方で使用している。 企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【Lifehack】スラリ・ジェットストリーム・フリクションボールの書き比べをしてみる/自分にとって使いやすいボールペンとは? ボールペンやシャーペンをいろいろ試した上、「これぞ!」というものは、自分の愛機として、じっくり使い込みたい(最近はジェットストリームがお気に入り)。そして、職場と自宅で使用する文房具類(得にペン)は同じものを二つそろえてそれぞれの場所で同じものを使えば違和感なく使うことができる。 ⑤書類は停滞させない。すぐに処理・破棄・保管・保留に移行する。 企業法務担当者は、契約書など様々な書類を取り扱うが、まずはこれらをINBOXで一時保管する。 企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【仕事術】INBOXを活用することの重要性/タスク・情報を一時的に寝かせる場所を設ける そして、中身を確認した上、クリアフォルダやリングファイルなどを活用して、処理・破棄・保管・保留を実行する。そして、保管や保留した場合は、自分でそのタイミリミットを設けておき、期限が到来した場合、処理または破棄に移行する。 ⑥書類をPDFデータ化する。 書類は場所をとるが、PDFは場所をとらない。というわけで、ある程度重要と思われる書類(または今は使わなくても将来使用する可能性があるもの)はどんどんPDF化してサーバ内に保管している。その場合、いっそ書類自体はあっさりとシュレッダーすることもある。必要になれば、印刷すればよいためだ。例えば、長年契約交渉が途絶した状態で契約書を破棄したが、突然相手方と交渉が復活した場合、保管していたPDFデータを印刷して事なきを得たこともある。 企業法務担当者のビジネスキャリア術: 【契約書】取引先との契約交渉が途絶状態の関連書類の取扱いについて/ある程度割り切って処分していくことが必要かと・・・。 ⑦クリアデスクを徹底する。 これは多くの企業で実践されていると思うが、仕事を終えて帰宅する際は、机上には何も置かない状態にしておく。そうすれば、次の日も気持ちよく仕事にとりかかることができるからだ。そもそも情報管理の観点からも机の上に書類を置きっぱなしにしておくのはNGだが・・・。 2.まとめ 整理テクニックに用いられる用語である「5S」というものをご存じだろうか。これはメーカーなどで推奨されている以下のポリシーをいう。
整理…必要なものと不要なものを分けて、必要なものだけを残す。 整頓…必要なものがすぐに取り出せるように配置場所を決める。 清掃…掃除をしてきれいな状態にする。 清潔…現在の状況がすぐに把握できるようにする。 躾……以上を習慣として継続する。
5Sは、製造現場だけではなく、ホワイトカラーが自分のデスクで書類や物を扱う場合にもあてはまるだろう。つまるところ、これは「何もしなければ周囲の環境は無秩序化し、仕事のミスを誘発しやすくなる。従って、常に環境を秩序化しておくべし」ということに集約できると思う。そして、これは自分の身の回りにある書類や物(=有体物)だけではなく、自分の頭の中、すなわち思考そのものにも同じ事があてはまるような気がする。
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