【契約審査】スキャナーのOCR機能を利用してなるべく楽をして付属覚書を作成する。

１．相手方の作成する契約書 企業法務担当者にとって相手方が作成した契約書をそのまま異議なく受諾することは少数でほとんどの契約書は、自社にとって何かしらのリスク要因をかかえていることがほとんどだと思う。たとえば、継続的売買取引の取り扱いを定めた取引基本契約書に関して言えば、自社を売主と想定した場合、 ①瑕疵担保責任、製造物責任、知的財産権上の責任の内容が過大過ぎる（責任負担期間、責任内容） ②双務規定であるべき条項が片務規定となっている ③実態取引に合致しない条項が存在する・・・などが想定されると思う。これは買主である相手方が自社に有利とするべくことをふまえているため、当然過ぎるきらいなのだが、法務担当者の役割はそれに目を光らせて、相手方と商取引を開始するにあたり、自社が法令や商慣習以上の不利益を受けることのないよう適切な措置を講ずることにある。もし、相手方の提示する契約書が文書データならば、当該データに直接加筆を加えることができるのだが、紙ベースで提示してくる場合には、この方法は使えない。従って、相手方の取引基本契約書に付属する覚書を自社サイドで起案し、両者を同時締結するという方法でリスク対応を実施していかなければならない。そして、問題のある条項を変更する場合、「第○条第○項を以下のとおり変更する」として、当該条項すべてを引用する形で自社が希望する文案に置き換える必要がある。しかし、相手方の契約書を参照しつつ、当該条項をゼロからタイプ打ちすることは非常に手間のかかる作業である。 ２．ＯＣＲソフトで文字認識ＰＤＦとして保管 この場合、私は相手方の契約書を受領した場合、まずスキャナで電子データ化した上、OCRソフトで文字認識できる状態での共有サーバ内にPDFファイルとして保管する。そして、当該ファイルを開いて、必要とする文章をそこからコピーし、覚書文書にペーストして、それを変更するという手法をとっている。もちろん、スキャン時の原稿文字の大きさやスキャナ・ＯＣＲソフトの性能次第によって、文字認識が不完全となっていることも多い。しかし、それでも、ゼロからタイプ打ちするよりまだしも楽だと思う。このように、力技だけではなく「道具」に頼れる部分はどんどん利用することにより、「手作業時間」を短縮し、覚書を短時間で作成する方がメリットがあると考える。また、ＰＤＦファイルデータは、そのまま保管しておけば、バックアップとしても使える。興味のある方は一度試してみてほしい。「人気ブログランキング」参加中です！１クリックお願いします！