【返信希望】●●の件 ※回答期限…4/1 【契約書チェック完了】取引基本契約書(●●社) 【御報告】●●の件 ※のちほどTELします2.本文に小見出しをつける メール本文自体は、短いにこしたことはないのだが、内容によってはどうしても長文化することもある。その場合、ダラダラと内容を書くと読み手も理解しにくくなるおそれがある。従って、要所要所で小見出し(小タイトル)を挿入すると良い。こうすると、読み手もメール本文自体をブロック単位で把握することができ、理解しやすくなる。
<1.本件の背景> 本件ですが、… <2.当社の対応方針> 本件に関して、当社がとりうるオプションとしまして… <3.その他> その他本件の留意事項としまして、…3.箇条書きを活用する ずらずらと書かれたメールは、非常にわかりにくいため、同一カテゴリーの部分については、箇条書きスタイルを活用すれば、読み手に非常にわかりやすくなる。
本件に関する対応方針として、以下のいずれかのオプションを提案します。 ①… ②… ③… 私としましては、①をお勧めしますが、状況によっては…4.データファイルを添付する際は、内容に合致したタイトルをつけた上、引用する メールにデータファイルを添付する際、きちんとしたタイトルをつけず、スキャナの読み取り番号のまま送ってくる困った(あるいは非常に雑な)人がいるが、これはNGである。このような場合には、読み手の理解を促すためにきちんとしたタイトルをつけておきたいところ。ナンバリングもしておくとより望ましい。
…については●●契約書をご参照下さい(添付ファイル①)。結局のところ、メールを書く際には、読み手の立場にたって考えることが重要なのだ。書き手はそれを常に意識しておくことが大切ではないだろうか?大抵の場合、メールを読めば、本人の頭の良さ、気配り上手か否かについて、おおよそわかるものである。また、メール自体もコピーや転送が非常に容易のため、自社(または取引先)の思わぬ人に読まれることもある。従って、普段からきちんとしたわかりやすいメールを作成するよう心がけたいものである。
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