【仕事術】わかりやすいメールの書くための４つのテクニック／メールを読めば本人が気配り上手かどうかが一目瞭然です

企業法務担当者はもちろんの事、ビジネスパーソンにとって電子メールは非常に重要なツールである。すなわち、自分の主張や提案を理解してもらい、自分が望むアクションをとってもらうため、欠かせない代物といえよう。今回は、私が使用しているメールテクニックを以下のとおりご紹介したい。 １．読み手が本文を推測しやすいタイトルにする。 ブログでは記事のタイトルが非常に重要なのだが、メールにも同様のことがあてはまる。「お疲れ様です」「よろしく」などの意味不明のタイトルでは読み手は本文を読み終わるまで一体どのような内容なのか推測できないというデメリットが生じる。従って、読み手が内容を推測しやすいタイトルをつけるべき。

【返信希望】●●の件　※回答期限…４／１【契約書チェック完了】取引基本契約書（●●社）【御報告】●●の件　※のちほどＴＥＬします

２．本文に小見出しをつける メール本文自体は、短いにこしたことはないのだが、内容によってはどうしても長文化することもある。その場合、ダラダラと内容を書くと読み手も理解しにくくなるおそれがある。従って、要所要所で小見出し（小タイトル）を挿入すると良い。こうすると、読み手もメール本文自体をブロック単位で把握することができ、理解しやすくなる。

＜１．本件の背景＞本件ですが、… ＜２．当社の対応方針＞本件に関して、当社がとりうるオプションとしまして… ＜３．その他＞その他本件の留意事項としまして、…

３．箇条書きを活用する ずらずらと書かれたメールは、非常にわかりにくいため、同一カテゴリーの部分については、箇条書きスタイルを活用すれば、読み手に非常にわかりやすくなる。

本件に関する対応方針として、以下のいずれかのオプションを提案します。 ①… ②… ③… 私としましては、①をお勧めしますが、状況によっては…

４．データファイルを添付する際は、内容に合致したタイトルをつけた上、引用する メールにデータファイルを添付する際、きちんとしたタイトルをつけず、スキャナの読み取り番号のまま送ってくる困った（あるいは非常に雑な）人がいるが、これはＮＧである。このような場合には、読み手の理解を促すためにきちんとしたタイトルをつけておきたいところ。ナンバリングもしておくとより望ましい。

…については●●契約書をご参照下さい（添付ファイル①）。

結局のところ、メールを書く際には、読み手の立場にたって考えることが重要なのだ。書き手はそれを常に意識しておくことが大切ではないだろうか？大抵の場合、メールを読めば、本人の頭の良さ、気配り上手か否かについて、おおよそわかるものである。また、メール自体もコピーや転送が非常に容易のため、自社（または取引先）の思わぬ人に読まれることもある。従って、普段からきちんとしたわかりやすいメールを作成するよう心がけたいものである。